מַחְשֵׁב את העסק שלך

הניסיון העסקי, הן הפרטי והן המקצועי שלי, והעובדה שאני מעסיק היום לא מעט עובדים, מאפשרים לי להמליץ כאן על עיקרון חשוב נוסף, הנוגע לניהול סיכונים, בו לא נגעתי עד כה – מחשוב העסק. לא פעם אני רואה אצל הלקוחות שלי את הפער העצום הקיים בין עסקים ממוחשבים הפועלים בצורה חלקה וקלה לבין עסקים הממשיכים לפעול באופן ידני, גס ולא מסודר.

 

קיימות כיום כמעט אין סוף של תוכנות מעולות, פשוטות להפעלה ולא יקרות לרכישה (או בליסינג). חלקן מיועדות להנהלת חשבונות בלבד וחלקן – לבקרה או לתכנון פיתוח וייצור (תפ"י). במקרה כזה תידרש החברה לרכישה של מספר תוכנות שונות, שהקושי המרכזי הוא כי הן לא "מדברות" בינן לבין עצמן.

לעומת זאת, ישנן תוכנות מורכבות יותר שמסוגלות לפעול בכל תחומי הפעילות של החברה. הן יודעות לנהל ייצור כמו גם לבצע תהליכי גבייה, מכירה והנפקת חשבוניות ולנהל את מערכת הנהלת החשבונות והדוחות הכספיים של החברה. תוכנות אלו יודעות לבצע, בבסיסן, סנכרון מושלם בין כל הפעילויות המבוצעות בחברה. הן, כמובן מאליו, יקרות יותר אך אין ספק כי תחזרנה את ההשקעה בהן תוך זמן קצר. במקביל, הטמעתן בחברה, תחייב את כל המחלקות בה לפעול על פיהן.

נשאלת השאלה מה הקשר בין מיחשוב פעילויות החברה דווקא להיבט של ניהול סיכונים? ובכן, כל עוד החברה שלך מעסיקה עובד אחד (אתה), התהליכים של החברה אינם מורכבים, קלים לניטור ואינם מסובכים לפיקוח ולבקרה. ברם, ברגע שהעסק שהקמת מתחיל לגדול ולהתפתח – אתה חייב לעצמך מערכת ממוחשבת שתקיף את כל פעילויות החברה. מערכת מעין זו תהיה מסוגלת לתת לך תשובות, פתרונות, דוחות ומידע שניתן לקבל רק מתוכנת הנהלת חשבונות טובה. דוח תזרים המזומנים, למשל, מושפע מעשרות פרמטרים ולכן יש צורך במערכת מחשב שבאפשרותה להקיף את כל המרכיבים הללו.

מערכות מחשב מלאות ומקיפות הוכיחו את עצמן לא פעם כגורמים שביכולתם למנוע כשלים עסקיים מבעוד מועד. מצד אחד הן מספקות למנהלים מידע בזמן אמת ומצד שני הן מקיפות ונותנות תמונה עדכנית על כל הפעילויות של החברה. הניסיון לבצע מחשוב חלקי, כמו למשל להשתמש בתוכנת הנהלת חשבונות בלבד – מגדיל ומעצים את האפשרויות של כשל עסקי. מחשוב מלא ושימוש במחשוב המלא ככלי עזר ניהולי – מקטין את הסיכונים הפיננסיים של החברה.