מצוינות בניהול משא ומתן

מבוא

כיצד ניתן להגדיר בעולם העסקים את המושג "משא ומתן"? זהו אירוע בו אחד או שניים מבין המשתתפים בו חושבים שיש להם אפשרות לשפר את המצב שלהם באמצעות דיאלוג ודיונים עם הצד השני. כל התרחשות בה קיימת אפשרות להשיג תוצאה טובה יותר באמצעות ניהול משא ומתן, מוגדרת כאירוע עליו חלים הכללים והחוקים של המשא ומתן.

הכן את עצמך לקראת כל משא ומתן

לפני ניהול מו"מ בנושא מיזם משותף דאג לערוך בדיקה מקדימה, הן על החברה והן על בעלי המניות שלה. מה מצבם הכלכלי, האם הם בקשיים כלכליים או שלהפך, החברה יציבה ונושאת רווחים, מי הם לקוחותיה, האם היא עומדת בהתחייבויותיה? האם הבעלים נחשב לאמין? רק כאשר המידע המקדמי יהיה פרוס בפניי, אוכל לקבל החלטות מושכלות כגון:

בצע הדמיה של המשא ומתן

קיימת טכניקה מעולה המסייעת להתכונן לקראת משא ומתן עסקי. בשיטה זו מבקשים מחבר, מכר או קרוב משפחה, לבצע הדמיה שבה הוא נכנס לנעליים של הצד השני למשא ומתן. אתה משחק את עצמך ואילו חבר שלך, עובד שלך או אפילו אשתך – משחק את הצד השני איתו אתה אמור לנהל בעוד מספר שעות משא ומתן.

במשא ומתן –ידע זה תמיד כוח

לכאורה הכול נראה היה מבטיח בחנות שעמדה להשכרה. המיקום היה מעולה, האזור מצוין, החניה הייתה בחינם ובשפע. בנוסף, שכר הדירה שדרש בעל הנכס היה הגיוני לחלוטין. ובכל זאת, משהו הרגיש לא בסדר אבל אף אחד בצוות היזמים לא יכול היה לשים את האצבע על הנקודה. רק שלושה ימים אחרי שהם חתמו על החוזה התבררה הטרגדיה.

ארבעת הכללים המרכזיים של חשיבות המידע במשא ומתן

הכלל הבסיסי הראשון המקשר בין נתונים לבין מידע הוא פשוט ביותר: מידע שווה ל"נתונים רלוונטיים, זמינים ומעובדים". הדרך מהשגת נתונים לעיבודם למידע היא ארוכה. לכן, את כל אותן טבלאות שלא מצליחות לייצר אמירה, את אותה כמות גדולה של נתונים גולמיים שבצורתם הנוכחית אינם יכולים לסייע למנהל המשא ומתן, את המאמרים המקצועיים הרבים, את המספר הרב של החוקים הקשורים, וגם אלה שאינם קשורים לעולם המקצועי בו מנוהל המשא ומתן, יש לקחת ולעבד.

מידע אודות האלטרנטיבות של הצד השני

אני תמיד ממליץ לצוות המשא ומתן לבחון את האלטרנטיבות העומדות בפניו לגבי הנושא עליו מתנהל המשא ומתן כמו גם את האלטרנטיבות הקיימות לצד השני מעברו השני של המתרס. הסיבה לכך פשוטה ומובנת מאוד – הכרת האלטרנטיבות הניצבות בפני כל אחד הצדדים, יכולה להביא עימה מידע חשוב אודות הלחץ בו הם נתונים להוביל לסגירה מהירה או על האפשרויות הנוספות העומדות לרשותם.

זמינות המידע

זמינות המידע, נחשבת לגורם מרכזי וחשוב ביותר במהלך הדיונים. לאמיתו של דבר, מידע שלמרות שנאסף, לא היה זמין לצוות המשא ומתן בנקודות הזמן בו הם נדרשו אליו – לא קידם את הצוות ולא את תהליך המשא ומתן. משתמע מכאן, כמובן מאליו, כי יש להעביר בזמן את המידע לאנשים הרלוונטיים לדיונים ולדיאלוגים עם הצד השני.

הטיות אפשריות במידע

קיימת חשיבות עליונה להפרדה בין הנתונים הגולמיים לבין המידע המעובד. מידע מעובד כולל בתוכו, בדרך כלל, הטיות טבעיות של האדם או הגורם שעיבד אותו מתוך הנתונים הגולמיים. מאידך, ייתכן כי כמות הנתונים הגולמיים היא כה גדולה עד כי לא ניתן לקבלם מבלי לערוך להם עיבוד מוקדם.

עדכניות המידע

על המידע אודות השוק, על הצד השני, על התחום וכדומה – להיות עד כמה שניתן עדכני. המידע האישי האם הצד השני למשא ומתן הוא נשוי, גרוש, אלמן או אבא מסור לילדים, חייב להיות עדכני, אמיתי, מיידי, טרי ונכון. לעיתים, עדיף יהיה להתחיל את הדיאלוגים ללא מידע כלל מאשר להיות מצוידים במידע "עתיק יומין" יותר מדי.

הצלבת מקורות מידע

יש להשתמש במקורות מידע צולבים, שלא תלויים אחד בשני, עד כמה שניתן. כלומר, הצלבה של מידע ממקורות שונים ובלתי תלויים, נותנת את תמונת המצב העדכנית והאובייקטיבית ביותר.

שימוש מושכל במידע המצטבר במהלך המשא ומתן

במהלך המשא ומתן, מצטבר וגם יצטבר אצלך מידע על הצד השני, מידע זה מתווסף לזה שנאסף בתהליך ההכנה ובתחילת הדיונים ויש לו ערך רב, בייחוד כאשר הוא עדכני, רלוונטי ומוזן בצורה נכונה לצוות המשא ומתן. לכך יש להוסיף כלל מרכזי: שימוש בכל המידע שנצבר במהלך המשא ומתן – עלול להצביע על כישלון אפשרי בסופו.

סמן את הקווים האדומים שלך למשא ומתן

האם הקווים האדומים שלך במסגרת המשא ומתן ברורים לך? האם גם הצד השני מודע להם? לעיתים יהיה זה המחיר הסופי של העסקה, לעיתים מדובר יהיה בתנאי תשלום או במתן ערבויות ולא פעם יימתחו קווים אדומים בקשר להתנהגות של הצד השני. חשיבותם של הקווים האדומים היא בזה שגם אם רק אחד מהם נחצה, העסקה לא תצא לפועל.

למד את זירת המשא ומתן

לעיתים, ישנם מצבים בהם האדם הוא אכן מומחה בתחום מסוים של המשא ומתן אבל בתחומיו האחרים, בכללים, בחוקים, בתקנות ובנוהגים המקובלים בהם, אין הוא מתמצא כלל. ישנם אנשים שההתמחות שלהם היא בניהול משא ומתן בנושאים ספציפיים בלבד ברם, כאשר יציבו אותם במצבים אחרים, אל מול אנשים אחרים או דרגים ארגוניים שונים – יכולת המשא ומתן שלהם תיפגע.

ניהול משא ומתן אל מול רשויות ממשלתיות

בין אם אתה יזם, מקדם פרויקטים או מנהל שרוצה להרחיב ולהוביל תהליכים חדשניים ומיוחדים, כל מי שמצוי בזירת העסקים הישראלית מכיר את אחת התופעות הקשות והמכבידות ביותר הקיימות כיום בארץ – הרגולטורים. דומה, לעיתים, כי כולם עושים יד אחת על מנת למנוע מבתי עסק וחברות לקדם את הכלכלה בישראל. אך, לצערנו, אין כרגע מה לעשות, כך הם פני הדברים.

זהה את הטקטיקות של הצד השני

כאשר מדובר בעולם המשא ומתן, מתגלה, לעתים קרובות, כי לטקטיקות בהן משתמש הצד השני יש משמעות גדולה וחשובה. לעיתים, הטכניקות והטקטיקות של הצד השני חוזרות על עצמן ולעיתים הן אקראיות. אבל בין אם מדובר בדפוס קבוע ובין אם מדובר בטקטיקות שלא ניתן היה לצפות אותן מראש, יש כורח לזהות אותן במהלך המשא ומתן.

נסה לנחש את הצעד הבא של הצד השני למשא ומתן

אחד האלמנטים המועדפים בניהול משא ומתן מוצלח הוא לנסות לנחש מה יהיה הצעד הבא של היריב, של האדם או הגורם מולו אתה מנהל משא ומתן. שיטה זו פשוטה ביותר ויש לה תוצאות מפתיעות. אני נוהג להציג אותה בכל הזדמנות. למרות שהתגובות בתחילה הן די מהוססות, הוכח כי אלה המשתמשים בצעד זה מצליחים במשא ומתן

שלוט בתפאורה של המשא ומתן

כל מי שהמשא ומתן מהווה חלק משגרת יומו, יודע כי לתפאורה ולרושם החיצוני יש השפעה גדולה על תוצאת המשא ומתן. הדבר נכון לדוגמה כאשר הצד השני מגיע לשלב הפתיחה של המשא ומתן עם חליפות יוקרתיות או ברכבים מפוארים – סממנים חיצוניים שללא ספק יותירו רושם עז על כל מי שאינו מצוי בתחום. כל מי שעוסק בעולם המשא ומתן מבין

הבחן בין אירוע של מיקוח לבין אירוע של משא ומתן

לעיתים קיים בלבול בקרב הציבור המתקשה להבדיל בין שני מושגים מאוד חשובים – מיקוח מול משא ומתן, אירוע של מיקוח למול תהליך של משא ומתן, או בין אירוע של מיקוח קצר וחד פעמי בין שני צדדים לבין תהליך ארוך ומורכב של משא ומתן בו מעורכים מספר צדדים.

השתמש בטכניקות גישור

אחד הקורסים המעניינים ביותר המוצעים כיום למנהלים זוטרים, למנכ"לים, לעורכי דין, לרואי חשבון – הוא קורס הגישור. מדובר בקורס בן כעשרים מפגשים של ארבע שעות כל אחד שבו רוכשים את היסודות הבסיסיים ביותר של גישור. עורכי הדין מקבלים בתום הקורס תעודה המסמיכה אותם לשמש כמגשרים אבל הרעיון

למד גם להפסיד במשא ומתן

לפעמים תמצא את עצמך בצד המפסיד במשא ומתן. לא נורא, דע להתאושש במהירות כדי להיות מוכן למשא ומתן הבא ולנצח בו. לפני שהתחלתי לכתוב את הפרק הזה ביצעתי סקירה ספרותית-אקדמאית קצרה על מנת להתרשם מדעתם של אנשי מקצוע ומומחים בתחום המשא ומתן. רציתי לקרוא מה הם חושבים וכותבים על כל הנוגע לנקודה כואבת ומעניינת זו במשא ומתן – ההפסד.

דאג לסגירה נכונה של המשא ומתן

ישנם לא מעט מקרים בהם המשא ומתן הכולל התנהל נכון, הטכניקות עבדו מצוין, הכלים פעלו כשורה והתוצאות, עד לדקות ספורות לפני הסגירה, נראו מוצלחות ומתאימות לשני הצדדים. לא פעם ולא פעמיים ישבו אצלי לקוחות שלא הצליחו להבין כיצד, אחרי משא ומתן כה מוצלח, הגיעה תוצאה כל כך גרועה. כאן המקום לדון על סגירה נכונה וסיום מסודר של המשא ומתן.

הרם כוסית "לחיים" – רק לאחר יישום ההסכם

לישראלים רבים יש נטייה לברך על כוסית של יין (ולעיתים שמפניה) מיד עם חתימת החוזה. אני, מנגד, מנסה ללמד את הלקוחות שלי כלל אצבע מאוד חשוב בנושא – את פתיחת בקבוק השמפניה יש להשאיר רק לאחר שהחוזה או ההסכם יוצאים מהכתב אל הפועל. וגם אז, רצוי להמתין מספר חודשים כדי לראות שכל הקצוות נסגרו כמו שצריך.

סיכום מצוינות בניהול

אין בנמצא עסקה שלא קדם לה משא ומתן. לא קיימים בעולם הכלכלה הישראלי עסקים שאין בהם תהליכים של ניהול משא ומתן או פיתרון קונפליקטים או שמתפתחים בהם עימותים. שום עסקאות לא תתבצענה ללא שימוש מקדים בכלי של המשא ומתן. למען הדיוק – כל החיים העסקיים של יזם, משקיע או של מנכ"ל רצופים משאים ומתנים שאת חלקם אין הוא מזהה כלל.