ארבעת הכללים המרכזיים של חשיבות המידע במשא ומתן

הכלל הבסיסי הראשון המקשר בין נתונים לבין מידע הוא פשוט ביותר: מידע שווה ל"נתונים רלוונטיים, זמינים ומעובדים". הדרך מהשגת נתונים לעיבודם למידע היא ארוכה. לכן, את כל אותן טבלאות שלא מצליחות לייצר אמירה, את אותה כמות גדולה של נתונים גולמיים שבצורתם הנוכחית אינם יכולים לסייע למנהל המשא ומתן, את המאמרים המקצועיים הרבים, את המספר הרב של החוקים הקשורים, וגם אלה שאינם קשורים לעולם המקצועי בו מנוהל המשא ומתן, יש לקחת ולעבד.

יש צורך לבצע עליהם תהליך כל שהוא כדי להפוך אותם למידע בר-שימוש. כל עוד הנתונים נמצאים במצב הצבירה הבסיסי שלהם בצורה של טבלאות או דפים מלאים – יכולתו של מנהל המשא ומתן להשתמש בהם היא אפסית. רק ברגע שהם יעברו תהליך של עיבוד, סינון ובדיקה לפי רלוונטיות, מנהל המשא ומתן יוכל להיעזר בהם.

הכלל השני בו נדון בכל הקשור לחשיבות המידע במשא ומתן יהיה עצם חשיבות המידע, הידע והנתונים להצלחת תהליך המשא ומתן. לאמיתו של דבר, המידע הנמצא ברשותו של כל אחד מהצדדים במהלך המשא ומתן הוא קריטי להצלחת הדיאלוגים והדיונים. מצבי משא ומתן, בעיקר המורכבים שביניהם, מתאפיינים בצורך העז של הצדדים לדעת ולהכיר האחד את משנהו. אבל גם באירועי מיקוח רגילים, חשוב לא פחות לדעת, להכיר ולהכין שיעורי בית. להצטיידות במידע יש חשיבות קריטית לתוצאה הסופית עבור הנושא ונותן.

אפשר להוכיח בצורה מאוד קלה ומאוד פשוטה עד כמה עצם קיומו של מידע רלוונטי, עדכני, מסונן, זמין ונוח לשימוש מסייע ומקדם מאוד את תהליך המשא ומתן עבור אותו צד שאוחז בו.

הכלל השלישי הוא המרתק מכולם, במיוחד בכל הקשור לניהול משא ומתן. כלל זה קובע שיש לצבור כמה שיותר פרטים, מידע או נתונים הקשורים לתהליך. יש צורך לאסוף מידע מקיף על האנשים למולם עורכים את המשא ומתן. כל פרט או נתון שהוא אודות אנשים אלה עשוי לשפר את דרכי התקשורת וסגנונות השיחה איתם. כמו כן יש צורך ללקט את הפרטים העיקריים על השוק או הענף לגביו נערך המשא ומתן. מידע זה, העומד ברקע המשא ומתן, יסייע לכל אחד מהצדדים להבין טוב יותר את הנושאים הנמצאים ב"צד הבמה" או "מאחורי הקלעים" של המשא ומתן.

הכלל רביעי חשוב לא פחות. הצד שאוסף מידע על הצד השני, חייב לרכז מידע גם אודות עצמו, היכולות שלו והאפשרויות העומדות בפניו. כלומר, צריך לאסוף מידע עצמי כאילו אוספים מידע על הצד השני. רק כך ניתן יהיה להעריך כיצד אנחנו מצטיירים בעיני הצד השני. מידע זה חשוב מאוד גם לדיונים עצמם. לעיתים, מידע על היכולות של הצד שמבצע הכנה זאת, יוכל לסייע להוביל את תהליך המשא ומתן לסיום מוצלח, למשל על ידי העלאת רעיון יצירתי או שימוש בחשיבה פורצת גבולות. המטרה העיקרית של איסוף מידע עצמי היא כדי לבחון כיצד הצד השני, אם הוא אכן אוסף מידע אודותיי, באמת רואה אותי.

לכל ארבעת הכללים האלה ישנה הסתייגות אחת ויחידה– ישנם אנשים או צוותי משא ומתן שעודף מידע עלול לבלבל אותם וליצור מצב שהצפת המידע תקשה עליהם להבדיל בין העיקר לטפל. בעצם, שוב אנו מוצאים את עצמנו, כביכול, במצב בו אנו מצוידים בנתונים רבים אבל ללא מידע ממשי. כלומר, צריך לדעת לקבוע את המינון הנכון של המידע. במקביל, צריך גם לדעת מתי הוא הרגע המתאים במהלך המשא ומתן להזרמת המידע שנאסף על הצד השני.