הכן את עצמך לקראת כל משא ומתן

לפני ניהול מו"מ בנושא מיזם משותף דאג לערוך בדיקה מקדימה, הן על החברה והן על בעלי המניות שלה. מה מצבם הכלכלי, האם הם בקשיים כלכליים או שלהפך, החברה יציבה ונושאת רווחים, מי הם לקוחותיה, האם היא עומדת בהתחייבויותיה? האם הבעלים נחשב לאמין? רק כאשר המידע המקדמי יהיה פרוס בפניי, אוכל לקבל החלטות מושכלות כגון:

על מה אהיה מוכן לוותר במהלך המשא והמתן או, מה יהיה מבחינתי הקו האדום לגביו לא אהיה מוכן להתגמש.

נדמה כי בעולם העסקים ישנו חוסר הבנה בסיסי לגבי הנושא ששמו הכנה מקדימה. עובדה זו מאד תמוהה כי בתחום אחר, עולם הספורט למשל, תמיד תיערך בדיקה מקיפה על הקבוצה המתחרה. האם מישהו מקרב המאמנים או השחקנים היה חושב להגיע למשחק מבלי להכיר את היריב? בלי ללמוד על היכולת הטקטית שלו או על הביצועים הקודמים של הספורטאים? בלי לראות בווידיאו ביצועים של שחקני הצד השני? דומה כי אין שום ספורטאי המשתתף בספורט הישגי כלשהו שאינו מכיר לפני ולפנים את השחקן או את הקבוצה שלמולם הוא עומד לשחק.

מוזר דבר שנושא כה בסיסי לא תמיד מיושם בעולם העסקים. הכנה מקדימה, ועל כך אתרכז בפרק חשוב זה, יכולה לעשות את ההבדל בין הצלחה לבין כישלון ובין הצלחה להצלחה כבירה.

לפני מספר שנים יצא לי לטוס עם משפחתי לחופשה בחו"ל. בשדה התעופה פגשתי לקוח שלי שהיה מוכר לי היטב מעולם המשפט כאשר גם אותו אישית וגם ואת החברה שבה הוא עובד אני מייצג, בעיקר בתחומי החוזים, ההסכמים והליטיגציה. הוא סיפר לי, בין השאר, כי הוא נמצא בדרכו לאירופה בלוויית שני מנהלים נוספים, מקבילים אליו בדרגתם, כדי לנהל משא ומתן עם לקוח. שאלתי אותו, כבדרך אגב, כמה שעות הכנה הם השקיעו לפני הפגישה עם הלקוח והוא הביט בי בתימהון מוחלט. למה צריך להכין את המשא ומתן – אנחנו שולטים היטב בחומר. מקסימום, הוא אמר בביטחון מוחלט, אנחנו נדון בפרטים הטכניים בינינו לבין עצמנו במונית מהמלון למפעל של הלקוח.

כמה חודשים לאחר מכן פגשתי אותו בנסיבות אחרות בבית המשפט, לשם זומן כעד מומחה מטעם החברה בה עבד. כיוון שהתעניינתי בתוצאות משא ומתן המתנהל ללא הכנה מוקדמת, שאלתי אותו על הלקוח איתו נפגשו וכיצד התנהל המשא ומתן. התברר כי הלקוח הצליח "לכופף להם את היד" ולגרום להם למכור את המוצרים שלהם למפעל שלו כמעט במחירי הפסד. חבל, הוא ציין בבושת פנים קלה, שלא הכנתי שעורי בית ושלא התכוננתי למו"מ טרם הפגישה. היום ברור לי, אמר, כי אם היינו מתכוננים כפי שצריך, המשא ומתן היה מסתיים מבחינתנו הרבה יותר טוב, עם תוצאה טובה פי כמה מזו שקרתה בפועל.

אגב, מספר ימים לאחר מכן, הזדמן לו ללמוד איך עושים את זה באופן מעשי ולא רק ברמה התיאורטית, כאשר ישב אצלי במשרד וקיבל תדרוך מקיף כיצד לנהל משא ומתן, במקרה זה עם לקוח אחר, שהיה חייב להם כסף. הפער בין מה שהוא חשב שצריך לעשות וכיצד להתכונן לפני משא ומתן לבין מה שהוא ראה בפועל כתהליך של הכנה לקראתו, היה עצום. בעקבות התדרוך שקיבל והמשא ומתן שהתנהל למחרת עם החייב, הגיע הלקוח שלי להסדר פריסת תשלומים נוח מבחינתו ואשר היה גם מגובה בערבויות מתאימות.

דומה כי מאות אלפי מילים כבר נשפכו וטונות של דיו נספגו בין דפי נייר בניסיון ללמוד את העיקרון החשוב העומד בבסיס תורת ניהול משא ומתן – להתכונן לפניו, להכין את עצמך ואת שאר המשתתפים במשא ומתן לקראת הדיונים, לקראת הפגישות ולקראת העימותים שקרוב לוודאי יתפתחו. נדמה כי ככל שיותר מילים נאמרות, כך פחות מבצעים בפועל. נדמה שדווקא ככל שיש יותר כלים מקצועיים להכין משא ומתן מוצלח, כך קשה יותר לאנשים לאמץ את הנחת היסוד הבסיסית האומרת כי ככל שמתכוננים יותר למשא ומתן, הסבירות להצליח בו עולה.

כדאי להתעכב מעט גם על סוג נוסף של הכנה לקראת המשא ומתן – ההכנה הנפשית. לעיתים, הכנה נפשית נכונה יכולה להיות הפרמטר המרכזי ביצירת הישגים מרשימים במהלך המשא ומתן. כעס או רוגז, למשל, במהלך המשא ומתן עלולים להוות אינדיקטורים מובהקים לכשלונו. אנשים זועמים לא יקשיבו, בדרך כלל, עד תום לדברי הצד השני, יתקשו להבין את האינטרסים שלו ולכן, גם, לא יוכלו להגיע איתו להסכם. מנגד, אדם שהוא מחושב מדי, שקול מדי – עלול, אף הוא, שלא להגיע להסכמות רק משום שהצד השני ייתכן ונפגע מחוסר הפגנת התלהבות מצידו. הכנה נפשית היא סוג ההכנה בה האדם בודק האם הוא מוכן, נפשית, לקראת המשא ומתן העומד בפתח.

במידה ואותו אדם עדיין אינו מוכן נפשית לקראת המשא ומתן, ראוי לשקול האם לא כדאי לדחות את מועד קיומו. במצבים בהם לא מתאפשר לעשות כן, יש לבחון את האפשרות לשנות את הנושא והנותן ולהעביר את "שרביט" המשא ומתן לאדם שרמת המוכנות הנפשית שלו גבוהה יותר.