האצלת סמכויות

אחת ההמלצות החשובות של ספר זה נוגעת ליכולת הבסיסית של המנהל (שאצל לא מעט מהם אינה קיימת) להאציל סמכויות. קיימים מנהלים שבבסיסם סומכים על מנהלים אחרים או על עובדים אחרים שיבצעו את עבודתם היטב. לעומתם, קיימים מנהלים אחרים אשר אינם מסוגלים לסמוך על איש מלבדם. מנהלים מסוג זה חושבים שרק להם יש יכולת החלטה נכונה ותבונה מקצועית.

 

להאצלת סמכויות יש גם יתרון עקיף – היא מאפשרת למנהל לרכז את הזמן שלו בעיקר ולא בטפל על ידי העברת העבודות השגרתיות, הפשוטות ואלו שאינן דורשות את המשאב הניהולי או קבלת החלטות לכפופים לו, בעוד שבאותו זמן יכול הוא עצמו, כמנהל, להתפנות לדברים החשובים באמת כמו צמיחה, קידום עסקי, פיתוח מקצועי של החברה או חשיבה על מוצרים עתידיים.

ישנם מספר קריטריונים המאפשרים למנהל בקלות רבה לדעת על מי מעובדיו הוא יכול לסמוך, למי יוכל, בלב שקט, להאציל סמכויות.

ראשית, רמת הבגרות של האדם שהמנהל מתכוון להאציל לו סמכויות. עובד חדש הנמצא בעבודה רק שבוע, מן הסתם לא יתאים להגדרה זו. על עובד ותיק, בוגר יותר, לעומת זאת, ניתן לסמוך יותר ולכן גם להאציל לו סמכויות. בגרות זו חשובה מאחר ועצם קבלת הסמכויות, הופכת את האדם שקיבל אותן לבעל שיקול דעת עצמאי יותר ולבגרות שלו מרכיב חשוב בכך.

שנית, יש לבדוק האם אותו אדם, כאשר הואצלו לו סמכויות בעבר, השתמש בהן בתבונה. אם התשובה לכך היא חיובית, אתה יכול להמשיך ולהעניק לו סמכויות נוספות. מצד שני, אם לא ידע להשתמש בסמכויות שהאצלת לו בצורה שקולה ונבונה, או שהוא לא הבין נכון כיצד להשתמש בהן, שקול מחדש את המשך האצלת הסמכויות לאותו עובד. יש לציין כי מספר המקרים בהם נעשה שימוש "זדוני" בסמכויות שהוקנו לעובדים, הוא, בדרך כלל, נמוך מאוד ולכן כמעט ואין לקחת בחשבון אפשרות זו בקבלת החלטה בנושא.

הקריטריון השלישי לקבלת החלטה בנושא האצלת סמכויות יהיה היכולת של המנהל (היכולת האמיתית) להתמודד עם טעות שנגרמה בעקבות האצלת סמכויות כלשהי. כלומר, האם המנהל יהיה מסוגל לתת את הדין או לתת תשובות מספקות כאשר האצלת הסמכויות נעשתה בצורה לא נכונה או שגויה. במהלך האצלת סמכויות אין מקום למשפטים בלתי הגיוניים כגון: "מכור את החברה שלי אם תחשוב שזה נכון" אך, מצד שני, אפשר למצוא הנחיות שהן מאוד פשוטות והגיוניות (אם תרצה לתת ללקוח הנחה נוספת של שבעים שקלים, אתה לא צריך את האישור שלי). הסיבה לכך נעוצה ביכולת של המנהל לספוג הפסדים הנובעים מטעויות בשיקול הדעת. זו הסיבה שעובדים בארגון כפופים לנוהלים ולחוקים שאין עליהם כל שיקול דעת, לעיתים גם לא של המנהל, כמו הפקדת כסף בקופה ורישום תקבול לפי החוק. ומצד שני ישנם כללים והנחיות שניתן לעבור עליהם מתוך ידיעה שהטעות שייתכן ותיגרם לא תגרום לנזקים עצומים, כאלה שהחברה לא תוכל לספוג ושהמנהל לא יוכל להסביר (ראה הדוגמה שלהלן בדבר הנחה נוספת של שבעים שקלים על חליפת ערב שעולה אלף ומאתיים שקלים).

הקריטריון רביעי הוא מורכב מאוד ומבוסס על יכולתו של המנהל, במהלך האצלת הסמכויות, להסביר ולהדריך את העובד ולהעביר אליו את רמת הציפיות הנדרשת ממנו. היכולת של מנהל "לתת סמכויות" אינה נחשבת האצלת סמכויות. האצלת סמכויות מחייבת הדרכה, לימוד והסבר בדבר אופן השימוש בהן. בנוסף, בתום הפעילות יש צורך לתת משוב, בין אם היו בה תקלות, אז יש להשקיע יותר בהדרכה, ובין אם עברה לשביעות רצון כולם – אז מגיעה מילה טובה.

הקריטריון החמישי הוא הבעייתי מכולם. ישנו סוג מסוים של מנהלים המאצילים סמכויות אך ממתינים, כזאבים השוחרים לטרף, לכישלונם של אותם עובדים להם ניתנו סמכויות אלו. כישלון מעין זה ישמש עבורם תירוץ לאסור, מנקודה זו ואילך, כל העברת סמכויות, מכל סוג שהוא, אלא ברשותם בלבד.

האצלת סמכויות נחשבת, כאמור, לכלי מעולה לניהול נכון של עובדים, של משימות, של עמידה ביעדים, ניהול בעומסים כבדים או בלחצים מטורפים. ברם, השימוש בהאצלת סמכויות חייב להיות חכם, יעיל ואפקטיבי. צריך לדעת למי להאציל סמכויות וכיצד לעשות זאת בצורה נכונה ולאורך זמן.