זכור כי העלויות בפועל תהיינה תמיד גבוהות מהמתוכננות

פעמים רבות נוכחתי לראות עד כמה הפעילויות בפועל גבו מחיר גבוה בהרבה מהמתוכנן. כמעט כל פעילות שנעשתה בהתאם לתכנון מוקפד נהנתה מתוספות, אם בכלל היו, מינימאליות. לעומת זאת, כמעט כל השקעה או רכישת עסק שנעשו ללא תכנית עסקית ואשר נוהלו בצורה חובבנית ומזלזלת, סבלו מתוספות בסכומי עתק.

 

כל מי שחווה שיפוץ משרד, רכישת דירה או קנייה של בית יודע כי ברגע בו התחילו אנשי המקצוע לעבוד בתוך הדירה, הבית או המשרד – החלו במקביל גם להישמע בקשות לתוספות מחיר. גם כאשר התכנון והפיקוח הם ברמה הגבוהה ביותר, ובוודאי כאשר אין פיקוח, אין תכנון או בקרה – בדרך כלל תצוץ דרישה של אנשי המקצוע לתוספת כספית זו או אחרת.

בכמה כסף מדובר כאשר מתגלה הפער שבין המתוכנן לבין המציאות? ישנם מקרים בהם התוספת הנדרשת הינה זעומה ועומדת על כמה אחוזים בודדים מסך ההוצאה. יש מקרים, חריגים אמנם, שבהם היקף ההוצאה בפועל כמעט זהה לזו המתוכננת אך קיימים גם מקרים לא מעטים בהם היקף ההוצאה בפועל עלה עשרות מונים על זו שתוכננה. נכון שלא מדובר באירועים יומיומיים. הבעיה במקרים אלה הייתה שכל איש מקצוע מהימן היה מתריע מיד בפני המשקיע כי הסכום המתוכנן להשקעה נמוך מההשקעה שאליה יידרש בפועל. ברם, במקום לבצע הערכה מקצועית, לקבל הצעות מחיר נוספות, היזם החליט לגשת לפרויקט מיד וללא כל מחשבה תחילה. התוצאה הייתה השקעה כספית גבוהה פי כמה וכמה מהמתוכנן.

האם יש דרכים להתמודד עם כך? קיימות מספר שיטות אבל יש לשים לב כי הן מיועדות להוריד את העלויות הכוללות של הבלתי מתוכנן ולא לאפס אותן לחלוטין. כך, תכנון מוקדם קפדני הכולל הכנת תוכנית עסקית, למשל, בקרה ופיקוח הדוקים על ההוצאות ועל לוחות הזמנים, עבודה לפי חוזים בהם יש קנסות על פיגורים ופרסים על עמידה בלוחות הזמנים– כל אלה עשויים להוריד את העלויות הבלתי מתוכננות.

שיטה טובה נוספת היא לבדוק מספר הצעות מחיר ולבחון מדוע קיימים פערים בין ההצעות וממה נובעים פערים אלה. ייתכנו מצבים בהם ההצעה היקרה ביותר, לו הייתה מתקבלת, הייתה הופכת, בסופו של דבר, להיות זולה יותר מזו שנבחרה. אם קיימים פערים משמעותיים בין הצעות המחיר בתהליך ההשקעה – בדוק מהיכן הם נובעים וייתכן שתאתר את הקשיים העתידיים כבר בשלב זה של התכנון.